UniversidaddeCádiz

Este trabajo, basado en el Sistema de Gestión de Procesos BPMS, centra sus buenos resultados en que los empleados perciban su utilidad para gestionar el conocimiento necesario en sus tareas

Investigadores de la Universidad de Cádiz, pertenecientes al departamento de Organización de Empresas y adscritos al Instituto Universitario de Investigación para el Desarrollo Social Sostenible (INDESS), han llevado a cabo un estudio centrado en sistemas que automatizan y controlan la realización de las tareas que forman parte de los procesos de producción de las empresas, a la vez que facilitan el flujo de conocimientos necesario para la realización de dichos trabajos. Este estudio, que aúna la gestión de los conocimientos con la ejecución de los procesos existentes en una empresa, tiene como objetivo final mejorar el rendimiento del negocio y analizar de qué depende que los empleados acepten usar estas tecnologías en sus tareas.

Dicho de otra forma, la labor realizada por los investigadores de la UCA se ha centrado en comprobar la viabilidad de implementar “algo así como un GPS que guía a la empresa en cada paso del camino, sin necesidad de programar códigos y desarrollar software a medida. Ningún trabajador necesita estar pendiente de lo que está haciendo otro, ni tampoco necesitamos a un director de orquesta, ya que existe una herramienta para esto. Esa herramienta se llama ‘Sistema de Gestión de Procesos de Negocio’ (BPMS, de sus iniciales en inglés)”, como explica el profesor José Aurelio Medina, uno de los responsables de este estudio.

Los BPMS usan gráficos visuales para describir cada tarea, quién la realiza, cuándo y cuánto tiempo lleva. Gracias a este diseño gráfico de los procesos, resulta más fácil coordinar el funcionamiento de cada proceso de la empresa de forma óptima. Pero, además, “también asegura que cada trabajador tenga la información y el conocimiento que necesita”. Para ello, estos sistemas incorporan conocimientos tanto en la fase de diseño como en cada etapa de ejecución del proceso, “algo para lo que es muy importante analizar si los trabajadores gestionan adecuadamente estos conocimientos”.

Así, este pionero estudio (ya que nunca antes se habían probado el uso de los BPMS como herramienta para la gestión de conocimiento en el mundo empresarial) propone y evalúa un modelo y un instrumento de medición que incluye la ejecución de procesos y la gestión del conocimiento requerida en estos procesos, además de “permitirnos explorar su recorrido e impacto real en un contexto concreto”.

Para ver la viabilidad del sistema desde la Universidad de Cádiz se desarrolló un estudio con 12 empresas españolas y latinoamericanas, a través del que “descubrimos algo clave: el éxito depende de si los empleados perciben que esta herramienta es útil para gestionar dicho conocimiento y que les facilita la realización de sus tareas”. Así, una vez codificado el conocimiento en el software de gestión de procesos, los empleados interiorizan este conocimiento explícito y lo utilizan para ampliar, extender y replantearse su propio conocimiento tácito o para innovar.

“Supongamos que, en una bodega en Jerez, las tareas se retrasan porque cada trabajador no sabe cuándo ha terminado su compañero de hacer una función previa a la suya. Nadie le avisa. ¿Tendría que estar todo el día pendiente y preguntándole? Además, tampoco nadie le indica cómo realizar dicha labor. Es decir, nadie la transmite el conocimiento necesario para realizar la tarea. Eso no importa si es un trabajador experimentado, pero… ¿y si no tiene dicha experiencia o la empresa ha cambiado la forma de realizar la tarea y sus conocimientos previos ya no valen? Con el BPMS, el responsable de diseñar y controlar cada proceso visualiza gráficos que representan cada paso en la producción del vino, facilitando la toma de decisiones y mejorando la coordinación de las tareas. Este responsable puede incorporar los conocimientos y detalles necesarios para hacer la tarea. Posteriormente, cada trabajador recibe del BPMS la orden de qué tarea realizar en cada momento y cómo hacerla. En suma, la orquesta toca la sinfonía correcta, aunque cada uno toque su instrumento por separado”, matizan desde la UCA.

En este trabajo, publicado en la revista Journal of Knowledge Management, ha sido realizado por los investigadores Alicia Martín-Navarro, Mª Paula Lechuga Sancho y José Aurelio Medina-Garrido.

Referencia bibliográfica: Martín-Navarro, A., Lechuga Sancho, M.P. and Medina-Garrido, J.A. (2023), ‘Determinants of BPMS use for knowledge management’, Journal of Knowledge Management, Vol. 27 No. 11, pp. 279-309. https://doi.org/10.1108/JKM-07-2022-0537

Otras referencias relacionadas:

• Martín-Navarro, A., Lechuga Sancho, M. P., & Medina-Garrido, J. A. (2021): ‘Testing an instrument to measure the BPMS-KM Support Model’. Expert Systems with Applications, 178(April), 115005. https://doi.org/10.1016/j.eswa.2021.115005
• Martín-Navarro, A., Sancho Lechuga, M. P., & Medina-Garrido, J. A. (2020): ‘Business process management systems in port processes: a systematic literature review’. International Journal of Agile Systems and Management, 13(3), 258–278. https://doi.org/10.1504/ijasm.2020.109245
• Martín-Navarro, A., Lechuga Sancho, M. P., & Medina-Garrido, J. A. (2018): ‘BPMS for management: a systematic literature review’. Revista Espanola de Documentacion Cientifica, 41(3), e213. https://doi.org/10.3989/redc.2018.3.1532